Ettevõtte auto kasutamine isiklikuks otstarbeks on Eestis laialt levinud praktika, mis pakub töötajatele märkimisväärset väärtust, kuid seab tööandjale konkreetsed kohustused maksude tasumisel. Erisoodustus tekib hetkest, mil tööandjale kuuluvat või tema valduses olevat sõidukit kasutatakse muuks kui tööülesannete täitmiseks. Kuna maksu- ja tolliamet pöörab sõidukite sihtotstarbelisele kasutamisele suurt tähelepanu, on ülioluline, et raamatupidaja ja juhtkond mõistaksid täpselt, kuidas arvestada erisoodustust, millised on maksukohustused ja kuidas vältida võimalikke probleeme kontrolli käigus.
Erisoodustuse olemus ja selle maksustamine
Erisoodustuse mõiste tuleneb tulumaksuseadusest. See tähendab, et kui tööandja võimaldab töötajal kasutada ettevõtte vara (sõiduautot) hüvena, mis ei ole otseselt seotud tööülesannete täitmisega, loetakse see töötajale antud erisoodustuseks. See hüve on maksustatav tulu- ja sotsiaalmaksuga, mida kannab tööandja.
Oluline on mõista, et erisoodustus tekib ka siis, kui töötaja sõidab autoga vaid korraks kodu ja töö vahet või kasutab seda nädalavahetusel isiklikeks asjatoimetusteks. Maksustamine toimub vastavalt sõiduauto võimsusele kilovattides (kW). Kehtiv määr on 1,96 eurot ühe kilovati kohta kuus, millele lisanduvad maksud. Kuna tegemist on netosummaga, tuleb tööandjal tasuda maksud summalt, mis on jagatud 0,6-ga (ehk brutoarvestus), et katta tulu- ja sotsiaalmaks.
Mootorsõiduki võimsuspõhine arvestus ja arvutuskäik
Alates 2018. aastast kehtib Eestis lihtsustatud kord, kus erisoodustuse hind sõltub otseselt sõiduauto mootori võimsusest. See on vähendanud vajadust pidada igapäevast ja tülikat sõidupäevikut, kui auto on mõeldud nii töö- kui ka isiklikuks kasutamiseks.
Arvutusmetoodika on järgmine:
- Sõiduauto võimsus (kW) x 1,96 eurot = erisoodustuse hind.
- Sellele summale lisanduvad tulumaks ja sotsiaalmaks.
- Maksuarvestuse aluseks on brutoväärtus, mis tähendab, et 1,96 eurot korrutatakse läbi maksumääradega.
Praktikas tähendab see, et kui ettevõtte auto võimsus on näiteks 100 kW, siis erisoodustuse baasiks on 196 eurot. Kuna tööandja peab tasuma ka maksud, on igakuine kogukulu ettevõttele märksa suurem. See süsteem annab tööandjale kindlustunde, et maksuarvestus on korrektne, tingimusel et auto on registreeritud Maanteeametis ettevõtte sõiduautona, mida kasutatakse ka erisõitudeks.
Sõidupäeviku pidamise vajalikkus ja alternatiivid
Paljud tööandjad soovivad vältida erisoodustusmaksu maksmist, piirdudes vaid tööalaste sõitudega. Sellisel juhul on nõutav sõidupäeviku pidamine. Sõidupäevik peab olema detailne ja kajastama iga sõidu eesmärki, kuupäeva, läbisõitu ja sihtkohta. Maksu- ja tolliamet kontrollib sõidupäevikuid pisteliselt ning kui dokumentatsioon on puudulik, võidakse ettevõttele määrata tagantjärele maksunõue koos intressidega.
Sõidupäeviku pidamise miinused:
- Halduskoormus: see nõuab töötajalt igapäevast panust ja täpsust.
- Vead: unustatud kirjed või ebatäpsed andmed toovad kaasa maksuriske.
- Kontroll: maksuhaldur võib võrrelda sõidupäeviku andmeid GPS-seadmete või kütusetšekkide infoga.
Tänapäeval eelistavad paljud ettevõtted kasutada automaatseid GPS-põhiseid sõidupäevikuid, mis vähendavad inimliku eksimuse võimalust. Siiski, kui ettevõte otsustab kasutada fikseeritud maksustamist (kW-põhine), ei ole sõidupäevik enam vajalik. See on paljudele ettevõtjatele mugavam lahendus, mis säästab aega ja ressurssi.
Käibemaksu sisendkäibemaksu mahaarvamine
Erisoodustusega kaasneb ka käibemaksu aspekt. Kui ettevõte ostab sõiduauto, on võimalik sisendkäibemaks maha arvata 100% ulatuses, kui autot kasutatakse ainult ettevõtluse tarbeks. Kui aga autot kasutatakse ka erisõitudeks, on sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus piiratud 50 protsendiga.
See 50/50 reegel kehtib nii auto soetamisel, liisingumaksetel kui ka igapäevaste kuluartiklite puhul (kütus, remont, rehvid). Tööandja peab olema teadlik, et kui ta deklareerib auto erisõitudeks, peab ta üheaegselt nii tasuma erisoodustusmaksu kui ka piirama sisendkäibemaksu mahaarvamist. See on tavapärane ja seaduslik praktika, mida maksuamet kontrollib eesmärgiga tagada võrdne kohtlemine.
Kuidas vältida vigu ja riske maksuauditites
Maksuauditid on ettevõtte jaoks alati stressirohked, kuid korrektne dokumentatsioon maandab riske oluliselt. Esimene reegel on hoida autode kasutamise kord kirjalikult fikseeritud. Töötajaga sõlmitud ametijuhend või eraldi kokkulepe peaks selgelt sätestama, kas ja mis tingimustel tohib autot isiklikult kasutada.
Teiseks on oluline jälgida, et kütusekaardid ja remondiarved oleksid seostatavad konkreetsete sõidukitega. Kui ettevõtte arvele ostetakse kütust sellisele sõidukile, mis ei ole ettevõtte registris või mille kohta ei ole sõidupäevikut, tekib maksuametil koheselt küsimus: kes autot kasutas ja kas erisoodustusmaks on tasutud?
Kolmandaks, olge ettevaatlikud juhuslike kontrollidega. Maksuamet võib küsida selgitusi, miks on autoga sõidetud puhkepäevadel või ebatavalistel kellaaegadel. Kui vastused on loogilised ja dokumenteeritud, on riskid maandatud. Kõige kindlam viis riske minimeerida on automatiseerida sõidupäeviku pidamine või maksta regulaarselt erisoodustusmaksu vastavalt auto võimsusele.
Korduma kippuvad küsimused
Kas elektriautode maksustamine erineb tavaautodest?
Jah, elektriautode puhul kehtivad soodsamad tingimused, et ergutada keskkonnasõbralike sõidukite kasutamist. Erisoodustuse arvestamisel on elektriautode puhul kasutusel erinevad baasväärtused ja maksuvabastused, mida tuleks alati kontrollida kehtiva tulumaksuseaduse alusel.
Mis juhtub, kui ma unustan erisoodustuse deklareerida?
Kui erisoodustus jääb deklareerimata, on tegemist maksudest kõrvalehoidumisega. Maksuamet võib määrata intressid tasumata summalt ning halvemal juhul ka trahvi. Oluline on viga ise avastada, see parandada ning esitada korrigeeritud maksudeklaratsioon.
Kas ma pean maksma erisoodustust, kui kasutan autot vaid korra kuus?
Jah, seadus ei tee vahet kasutussagedusel. Igasugune isiklikuks otstarbeks kasutamine tekitab erisoodustuse kohustuse. Seetõttu on oluline kas sõidupäevikuga tõestada, et auto on 100% tööauto, või aktsepteerida igakuist maksukohustust.
Kuidas mõjutab erisoodustus töötaja tulumaksu?
Töötaja ise ei pea sellest erisoodustusest tulumaksu tasuma, kuna kogu maksukoormus (tulu- ja sotsiaalmaks) lasub tööandjal. See on tööandja kulu, mitte töötaja palgalt kinnipeetav summa.
Kas rendiautode puhul kehtivad samad reeglid?
Jah, kui tööandja rendib töötajale auto, mida töötaja kasutab ka isiklikult, tekib samuti erisoodustuse maksukohustus. Rendiautode puhul on eriti oluline jälgida rendilepingus sätestatud tingimusi ja nende vastavust tegelikule kasutusele.
Ettevõtte sõidukipargi optimeerimine ja maksuteadlikkus
Sõidukipargi haldamine on paljude Eesti ettevõtete jaoks märkimisväärne kuluartikkel. Lisaks liisingumaksetele ja kütusele on maksukoormus see, mis nõuab tähelepanelikku planeerimist. Mõistlik tööandja analüüsib regulaarselt, kas sõidukite arv ja nende võimsus vastavad ettevõtte tegelikele vajadustele. Mida võimsam on auto, seda kõrgem on erisoodustusmaksu summa, mis tähendab, et tarbetult suurte mootorite valimine võib ettevõttele kaasa tuua pikaajalise ja põhjendamatult kõrge maksukulu.
Samuti on oluline kaasata raamatupidaja protsessi varakult. Sageli tehakse vigu just auto soetamise hetkel, unustades korrektsed kanded registrisse või jättes sisendkäibemaksu piirangu arvestamata. Regulaarne suhtlus raamatupidamisega ja selgete juhiste andmine töötajatele, kes ettevõtte autosid kasutavad, tagab, et ettevõtte maksukäitumine on läbipaistev ja seaduskuulekas. Maksuameti digitaalsed tööriistad muutuvad iga aastaga täpsemaks, mis tähendab, et “hallid alad” muutuvad järjest väiksemaks ja nende kasutamine on ettevõttele järjest ohtlikum.
Lõppkokkuvõttes sõltub erisoodustuse arvestamise edukus ettevõtte sisemisest distsipliinist. Olgu selleks siis GPS-seadmete kasutamine või selge kW-põhise maksustamise poliitika, peamine on järjepidevus. Kui ettevõte on otsustanud, et autod on lubatud ka isiklikuks tarbeks, siis tuleks seda võtta kui osa töötaja hüvede paketist, millega kaasnevad maksud on lihtsalt osa ärikuludest. See suhtumine aitab vältida asjatut hirmu maksuameti ees ja keskenduda ettevõtte põhitegevusele, teades, et kõik juriidilised kohustused on korrektselt täidetud.
